A partir del 1 de enero de 2026 la mayoría de empresas que utilicen programas o sistemas informáticos de facturación, incluidas las cooperativas, asociaciones y fundaciones, deberán adoptar el sistema Verifactu. Quedan exentas de esta obligación las empresas acogidas al SII, las que solo emiten facturas manuales y las adscritas a determinados regímenes especiales.
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El nuevo sistema Verifactu ha sido diseñado por la Agencia Tributaria para garantizar que las facturas generadas por medios informáticos sean íntegras, trazables y seguras, evitando así cualquier manipulación posterior y dificultando el uso de programas de doble contabilidad. La obligación proviene de la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023, que establece el denominado Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF). Aunque el marco legal ya está en vigor, las obligaciones concretas para empresas y profesionales no serán exigibles hasta esta fecha clave de 2026.
Qué cambia con Verifactu
El sistema introduce una serie de requisitos técnicos que transformarán la manera en que se emiten facturas en España. De ahora en adelante, cada factura —ya sea completa u ordinaria, o bien simplificada como los tradicionales “tickets”— deberá generar un registro de facturación. Este registro incluirá información esencial de la factura junto con un sello temporal muy preciso (hora, minuto y segundo) y una huella digital o hash que la enlazará con el registro anterior, creando una cadena inalterable.
Además, todas las facturas incorporarán un código QR tributario, que permitirá al cliente acceder fácilmente a la información de la factura y verificarla. Con ello, la Agencia Tributaria persigue dos objetivos: garantizar que ninguna factura pueda eliminarse sin dejar rastro y facilitar la comprobación de la veracidad de las operaciones económicas.
Quién está obligado
En principio, Verifactu afecta a todas las empresas y profesionales que utilicen programas o sistemas informáticos para emitir facturas. La única excepción relevante son las empresas que ya están obligadas al Suministro Inmediato de Información (SII), dado que este régimen cumple una función análoga de control.
En la práctica, esto significa que la inmensa mayoría de autónomos, pymes y grandes empresas deberán revisar sus programas de facturación actuales para asegurarse de que cumplen con los nuevos estándares y de que las facturas emitidas se adaptan a las exigencias de control y transparencia del sistema Verifactu.
Dos modalidades: con envío o sin envío en tiempo real
El reglamento prevé dos formas de cumplir con Verifactu:
Modalidad Verifactu: el sistema informático no solo genera los registros de facturación, sino que además los envía automáticamente a la Agencia Tributaria en el mismo momento en que se emite la factura. Esta opción ofrece más transparencia y puede simplificar comprobaciones futuras.
- Modalidad Opcional (“no Verifactu”): en este caso, los registros se generan y se almacenan en el propio sistema de facturación del emisor, con todas las garantías de seguridad, pero sin enviarse en tiempo real. Eso sí, la empresa deberá estar en condiciones de exportarlos y entregarlos a la Agencia Tributaria si así se le requiere.
Ambas modalidades son válidas, aunque la primera puede ofrecer ventajas de simplificación administrativa, especialmente en sectores donde el volumen de facturación es alto.
Qué deben hacer las empresas desde ahora
Cada vez queda menos tiempo para llegar a enero de 2026 y es necesario que las empresas que aún no lo hayan hecho empiecen a tomar todas las medidas para llegar a esa fecha con los procesos y sistemas informáticos de facturación adaptados a los nuevos requerimientos. Estas son algunas de las cuestiones más relevantes a tener en cuenta:
Revisar el software actual de facturación. Desde el pasado 1 de julio de 2025, los fabricantes y desarrolladores de sistemas de facturación están obligados a garantizar que los productos que comercializan están adaptados a los requerimientos de Verifactu. Por tanto, los programas deberán ser capaces de generar los nuevos registros, incluir los sellos de tiempo, las huellas digitales encadenadas y los códigos QR en las facturas.
Verificar la declaración responsable del proveedor. Si el software es de un tercero, debe contar con una declaración responsable que garantice su adecuación al reglamento.
Decidir la modalidad de cumplimiento. Las empresas deberán valorar si les conviene operar en modo Verifactu (con envío inmediato) o no Verifactu (conservando registros localmente). En este último caso, conviene revisar que estamos en disposición de mantener un registro seguro y confiable, que garantice la integridad y la accesibilidad de la información conservada.
Formación. Las personas que desarrollen tareas relacionadas con la emisión de facturas deben recibir formación adecuada para conocer y familiarizarse con las nuevas obligaciones que nacen con Verifactu. Determinados procesos y dinámicas de trabajo cambian sustancialmente y sin formación podemos exponernos a errores e incumplimientos de la norma. Así, por ejemplo, las personas que emiten facturas deben saber que anular una factura implicará generar un registro específico de anulación, vinculado al alta original.
Garantizar la conservación y seguridad de los datos. Los registros y la “bitácora de eventos” del sistema deberán guardarse íntegros, accesibles y legibles durante los plazos de prescripción tributaria.
Un cambio profundo en la facturación
Verifactu no es solo un ajuste técnico o un conjunto de nuevos requerimientos, supone también un cambio profundo en la manera en que se concibe todo el proceso de facturación y en la forma de someterse a la supervisión de la Agencia Tributaria. De ahora en adelante, emitir una factura ya no será únicamente generar un documento para un cliente, sino también crear un registro electrónico inviolable que forme parte de una cadena transparente.
Aunque la adaptación pueda parecer exigente y genere dudas, conviene verla como una oportunidad para modernizar los procesos internos, ganar en seguridad jurídica y reducir riesgos en caso de inspección. Pero debemos ser previsores y trabajar con antelación para estar preparadas para un cambio que es trascendental y puede ser exigente. Lo más importante es anticiparse a posibles dificultades: revisar con tiempo los programas actuales, dialogar con los proveedores implicados en el proceso de facturación y preparar al equipo para trabajar en un entorno donde cada factura será, literalmente, verificable.
