Notificaciones electrónicas de la Seguridad Social: ¿qué cambia a partir del 1 de septiembre?

El cambio no supone la desaparición absoluta del correo postal ni afecta a todas las personas beneficiarias de una prestación de la Seguridad Social. Sin embargo, obliga a los colectivos incluidos en la nueva regulación a revisar activamente sus notificaciones electrónicas para evitar la pérdida de plazos u otras consecuencias negativas sobre sus derechos.

 Ampliación de las notificaciones electrónicas obligatorias

La medida está recogida en la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que modifica la normativa reguladora de las notificaciones y comunicaciones electrónicas de la Administración de la Seguridad Social.

Hasta ahora, esta obligación ya afectaba, entre otros colectivos, a las personas solicitantes o perceptoras de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural. Pero, desde el 1 de septiembre, la obligación de consultar y recibir notificaciones electrónicas se ampliará también a:

• Las personas que soliciten o perciban una prestación por incapacidad temporal, es decir, que se encuentren de baja laboral.
• Las personas que reciban notificaciones o comunicaciones relativas a una incapacidad permanente.
• Las personas afectadas por procedimientos de lesiones permanentes no invalidantes.

La medida afecta tanto a las personas que soliciten estas prestaciones como a aquellas que ya las estén percibiendo y puedan recibir una notificación relacionada con su expediente, tal y como puede ser, por ejemplo, la comunicación de un alta médica y la consiguiente obligación de reincorporarse al puesto de trabajo.

El cambio no afecta a todas las prestaciones

La reforma no obliga automáticamente a todas las personas pensionistas o beneficiarias de prestaciones a consultar y utilizar las notificaciones electrónicas. Las personas perceptoras de pensiones de jubilación, viudedad u orfandad, del ingreso mínimo vital o de determinadas prestaciones familiares pueden seguir recibiendo por correo postal y en papel las comunicaciones de la Seguridad Social. En cambio, las notificaciones electrónicas se convertirán en la forma ordinaria de comunicación en relación con los procedimientos antes mencionados vinculados a la incapacidad, de modo que una misma persona pueda estar obligada a recibir electrónicamente las comunicaciones vinculadas a una incapacidad temporal y, sin embargo, continuar recibiendo por otras vías las relativas a una prestación diferente.

 ¿Qué actuaciones se notificarán electrónicamente?

La norma no establece una relación cerrada de documentos. La obligación se extiende, con carácter general, a las notificaciones y comunicaciones administrativas relacionadas con los procedimientos de incapacidad temporal, incapacidad permanente y lesiones permanentes no invalidantes.

Entre otras actuaciones, puede afectar a:
 

• Resoluciones de alta médica dictadas por el Instituto Nacional de la Seguridad Social.
• Resoluciones que pongan fin a un periodo de incapacidad temporal.
• Resoluciones de reconocimiento o denegación de una incapacidad permanente.
• Citaciones para reconocimientos médicos.
• Requerimientos de documentación o información complementaria.
• Resoluciones relativas a lesiones permanentes no invalidantes.

La reforma no modifica la forma ordinaria en que el personal médico o los servicios públicos de salud expiden los partes de baja, confirmación o alta. Lo que cambia es el canal utilizado por la Administración de la Seguridad Social en estos procedimientos para notificar sus actos administrativos.

 ¿Cómo funcionarán las notificaciones?

Las notificaciones se depositarán en la Sede Electrónica de la Seguridad Social —SEDESS—. Para consultarlas será necesario acceder al servicio de consulta y firma de notificaciones telemáticas e identificarse mediante alguno de los sistemas admitidos:
 

• Certificado digital.
• DNI electrónico.
• Cl@ve Permanente.
• Cl@ve Móvil, cuando el nivel de seguridad exigido lo permita.

Cuando haya un documento disponible, la Seguridad Social normalmente enviará un aviso al número de teléfono móvil o a la dirección de correo electrónico facilitados por la persona interesada, informando de la existencia de ese documento y de la necesidad de consultarlo.

Este SMS o correo electrónico, sin embargo, no es la notificación administrativa. Se trata únicamente de un aviso que informa de la existencia de un documento pendiente de consulta. La notificación oficial a todos los efectos es la que se encuentra depositada en la SEDESS.

Con carácter general, la falta de recepción del aviso no invalida una notificación electrónica correctamente depositada. Por este motivo, no es recomendable confiar exclusivamente en la llegada de un SMS o un correo electrónico y deberá ser la persona beneficiaria quien, de forma regular y frecuente, acceda a la Sede Electrónica para comprobar si ha recibido documentación sin haber sido avisada de esta circunstancia por SMS o correo electrónico.

 Diez días naturales para acceder a la notificación

Este es uno de los aspectos más importantes de la nueva regulación. Desde el momento en que una notificación se pone a disposición de la persona interesada en la SEDESS:

• Si accede a ella, se considera notificada en ese momento.
• Si no accede a ella en el plazo de diez días naturales, la notificación se considera rechazada.

A pesar de este rechazo, el trámite de notificación se considera efectuado y el procedimiento administrativo continúa.

Esto significa que no abrir una notificación no impide que produzca efectos. Una vez transcurridos los diez días, pueden empezar a computarse los plazos correspondientes para formular alegaciones, presentar una reclamación o interponer un recurso.

¿Qué consecuencias puede tener no consultar las notificaciones?

La falta de acceso a la SEDESS puede tener consecuencias especialmente relevantes en los procedimientos de incapacidad:

• Puede agotarse una parte o la totalidad del plazo disponible para reclamar contra una resolución desfavorable.
• Un alta médica puede surtir efectos sin que la persona afectada haya consultado su contenido.
• Puede finalizar el derecho a percibir la prestación de incapacidad temporal.
• El procedimiento puede continuar sin que la persona interesada aporte la documentación requerida o presente las alegaciones que considere necesarias.
• Puede dejar de atenderse una citación o un requerimiento administrativo relevante.

La propia Orden ISM/541/2026 señala que, en determinados supuestos, el cobro de la incapacidad temporal se mantiene hasta que se notifica la resolución de alta médica o de denegación de la incapacidad permanente. La notificación electrónica puede acelerar, por tanto, el momento en que estas resoluciones producen efectos.

Las notificaciones que ya no estén disponibles para ser aceptadas porque haya transcurrido el plazo de diez días se podrán consultar posteriormente en el histórico de notificaciones. Esta consulta tardía, sin embargo, no modifica los efectos jurídicos que ya se hayan producido.

 ¿Seguirán llegando notificaciones en papel?

El correo postal no desaparece por completo. La normativa mantiene diferentes supuestos en los que la Seguridad Social podrá practicar notificaciones o comunicaciones por medios no electrónicos, incluso cuando la persona forme parte de los colectivos obligados.

Esto podrá suceder:

• Cuando la persona interesada o su representante comparezcan espontáneamente en una oficina de registro o en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social —CAISS— y soliciten recibir personalmente la notificación en ese momento.
• Cuando sea necesaria la entrega directa para garantizar la eficacia de la actuación administrativa.
• Cuando la urgencia o la inmediatez del trámite sean incompatibles con el funcionamiento ordinario del canal electrónico.
• Cuando la entidad gestora no disponga del teléfono móvil ni del correo electrónico de la persona interesada para enviarle el aviso de puesta a disposición de la notificación.

También se utilizarán medios no electrónicos cuando el documento incorpore elementos que no puedan convertirse a formato digital, contenga determinados medios de pago o una normativa específica exija una notificación presencial.

Estas excepciones, sin embargo, no permiten presuponer que siempre se enviará una carta. La vía electrónica será el sistema ordinario para los colectivos afectados.

 ¿Qué hay que hacer antes del 1 de septiembre?

Las personas que estén de baja o tengan abierto un procedimiento de incapacidad deberían comprobar que disponen de los medios necesarios para acceder a la SEDESS.

Es especialmente recomendable:

• Revisar que el teléfono móvil y el correo electrónico comunicados a la Seguridad Social sean correctos. Estos datos se pueden consultar y actualizar en el apartado de datos personales de Import@ss.
• Obtener un certificado digital o darse de alta en Cl@ve si todavía no se dispone de ningún sistema de identificación electrónica.
• Comprobar con antelación que el sistema de acceso funciona correctamente.
• Consultar periódicamente la Sede Electrónica mientras haya una baja o un expediente de incapacidad abierto.
• No esperar necesariamente la llegada de una carta ni confiar exclusivamente en los avisos por SMS o correo electrónico.
• Anotar la fecha exacta de acceso a cualquier resolución, ya que puede determinar el inicio de los plazos para reclamar.

La Seguridad Social recomienda consultar la sede como mínimo una vez cada diez días cuando haya un procedimiento abierto.

 ¿Qué ocurre si no se dispone de medios o conocimientos digitales?

Las personas que tengan dificultades para utilizar los canales electrónicos podrán solicitar asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social.

Una persona funcionaria podrá ayudarlas a acceder válidamente a la notificación depositada en la SEDESS. También puede valorarse la posibilidad de otorgar representación o apoderamiento a una persona de confianza o a un profesional para que pueda consultar las notificaciones.

Esta asistencia es especialmente importante cuando ya hay un documento disponible, porque la falta de certificado, de Cl@ve o de conocimientos digitales no suspende automáticamente el plazo de diez días.

Lamentablemente, no podemos ignorar las grandes dificultades que existen actualmente para conseguir una cita previa con el INSS. De hecho, resulta prácticamente imposible obtener una cita con menos de dos semanas de antelación. Teniendo en cuenta que el plazo para considerar que alguien ha sido notificado es de tan solo diez días, esta supuesta asistencia puede resultar completamente inexistente en la práctica.

 Una responsabilidad excesiva para las personas afectadas

La reforma se presenta como una medida destinada a agilizar los procedimientos, reducir las incidencias del correo postal y facilitar un acceso más rápido a las resoluciones. Pero esta mejora de la eficiencia administrativa tiene una contrapartida evidente: traslada a las personas usuarias una parte considerable de la responsabilidad de controlar los expedientes y las consecuencias jurídicas que se derivan de ellos.

La norma parte de la presunción de que las personas incorporadas al mundo laboral disponen de los conocimientos y los medios electrónicos necesarios. Esta asociación es discutible. Tener un teléfono móvil o utilizar habitualmente Internet no significa necesariamente saber obtener un certificado digital, darse de alta en Cl@ve, acceder a una sede electrónica o comprender los efectos jurídicos de aceptar o no una notificación.

Además, la reforma afecta precisamente a personas que se encuentran en situación de baja médica o inmersas en un procedimiento de incapacidad. Su estado de salud, una hospitalización, determinadas limitaciones físicas, cognitivas o de salud mental, la edad, las dificultades idiomáticas o la falta de acompañamiento pueden impedir que consulten regularmente un buzón electrónico. Sin embargo, estas circunstancias no suspenden automáticamente el plazo de diez días.

La posibilidad de recibir asistencia presencial en los centros de la Seguridad Social es necesaria, pero no resuelve por completo el problema. Esta ayuda exige que la persona conozca previamente la existencia de la notificación, identifique la necesidad de actuar y pueda desplazarse o solicitar apoyo dentro de un plazo muy breve. Tampoco neutraliza las dificultades de acceso que pueden sufrir las personas con menos competencias digitales o sin una red familiar o profesional de apoyo.

Resulta especialmente preocupante que la falta de recepción del SMS o del correo electrónico no invalide, con carácter general, la notificación depositada en la SEDESS. Esto significa que una persona puede no haber tenido conocimiento efectivo de un alta médica, una denegación o un requerimiento y, a pesar de ello, ver cómo el procedimiento continúa y empiezan a transcurrir los plazos para defender sus derechos.

Este cambio de tanta trascendencia tampoco ha ido acompañado, hasta ahora, de una campaña de información pública suficientemente amplia, accesible y anticipada. La difusión de la medida ha sido especialmente limitada si se compara con las consecuencias que puede comportar: finalización de una prestación, agotamiento del plazo para presentar una reclamación u obligación de reincorporarse al trabajo y, si no se hace en tiempo y forma, arriesgarse a un despido o a que se considere una baja voluntaria.

La digitalización puede contribuir a mejorar el funcionamiento de la Administración, pero no debería hacerlo a costa de incrementar la inseguridad o el riesgo de indefensión de las personas que tienen más dificultades para relacionarse con ella electrónicamente. Una reforma de este alcance debería ir acompañada de más información, avisos efectivos por diferentes canales, plazos suficientes y mecanismos de asistencia realmente accesibles.

A partir del 1 de septiembre, consultar periódicamente la Sede Electrónica de la Seguridad Social será imprescindible para muchas personas en situación de incapacidad. Pero esta obligación individual no debería desplazar la responsabilidad de la Administración de garantizar que decisiones con efectos tan importantes se notifiquen de manera efectiva, comprensible y accesible a las personas afectadas.