Notificacions electròniques de la Seguretat Social: què canvia a partir de l’1 de setembre?

El canvi no suposa la desaparició absoluta de les cartes ni afecta totes les persones beneficiàries d’una prestació de la Seguretat Social. Tanmateix, obliga els col·lectius inclosos en la nova regulació a revisar activament les seves notificacions electròniques per evitar la pèrdua de terminis o altres conseqüències sobre els seus drets.

Ampliació de les notificacions electròniques obligatòries

La mesura està recollida a l’Ordre ISM/541/2026, de 27 de maig, que modifica la normativa reguladora de les notificacions i comunicacions electròniques de l’Administració de la Seguretat Social.

Fins ara, aquesta obligació ja afectava, entre altres col·lectius, les persones sol·licitants o perceptores de prestacions per naixement i cura de menor, risc durant l’embaràs i risc durant la lactància natural. Però des de l’1 de setembre, l’obligació de consultar i rebre notificacions electròniques s’ampliarà també a:

• Les persones que sol·licitin o percebin una prestació per incapacitat temporal, és a dir, que es trobin de baixa laboral.
• Les persones que rebin notificacions o comunicacions relatives a una incapacitat permanent.
• Les persones afectades per procediments de lesions permanents no incapacitants.

La mesura afecta tant les persones que sol·licitin aquestes prestacions com aquelles que ja les estiguin percebent i puguin rebre una notificació relacionada amb el seu expedient com pot ser-ho, per exemple, la comunicació d’alta mèdica i la conseqüent obligació de reincorporar-se al lloc de treball.

El canvi no afecta totes les prestacions

La reforma no obliga automàticament totes les persones pensionistes o beneficiàries de prestacions a consultar i fer servir les notificacions electròniques. Les perceptores de pensions de jubilació, viduïtat o orfandat, l’ingrés mínim vital o determinades prestacions familiars poden seguir rebent per correu postal i en paper les comunicacions de la Seguretat Social. Per contra, les notificacions electròniques esdevindran la forma ordinària de comunicació en relació als procediments abans esmentats vinculats a la incapacitat, de tal forma que una mateixa persona pot estar obligada a rebre electrònicament les comunicacions vinculades a una incapacitat temporal i, en canvi, continuar rebent per altres vies les relatives a una prestació diferent.

Quines actuacions es notificaran electrònicament?

La norma no estableix una relació tancada de documents. L’obligació s’estén, amb caràcter general, a les notificacions i comunicacions administratives relacionades amb els procediments d’incapacitat temporal, incapacitat permanent i lesions permanents no incapacitants.

Entre altres actuacions, pot afectar:

• Resolucions d’alta mèdica dictades per l’Institut Nacional de la Seguretat Social.
• Resolucions que posin fi a un període d’incapacitat temporal.
• Resolucions de reconeixement o denegació d’una incapacitat permanent.
• Citacions per a reconeixements mèdics.
• Requeriments de documentació o informació complementària.
• Resolucions relatives a lesions permanents no incapacitants.

La reforma no modifica la forma ordinària en què el personal mèdic o els serveis públics de salut expedeixen els parts de baixa, confirmació o alta. El que canvia és el canal utilitzat per l’Administració de la Seguretat Social, principalment l’INSS en aquests procediments, per notificar els seus actes administratius.

Com funcionaran les notificacions?

Les notificacions es dipositaran a la Seu Electrònica de la Seguretat Social —SEDESS—. Per consultar-les caldrà accedir al servei de consulta i signatura de notificacions telemàtiques i identificar-se mitjançant algun dels sistemes admesos:

• Certificat digital.
• DNI electrònic.
• Cl@ve Permanent.
• Cl@ve Mòbil, quan el nivell de seguretat exigit ho permeti.

Quan hi hagi un document disponible, la Seguretat Social normalment enviarà un avís al número de telèfon mòbil o a l’adreça de correu electrònic facilitats per la persona interessada informant de l’existència d’aquest document i la necessitat de consultar-ho.

Aquest SMS o correu electrònic, però, no és la notificació administrativa. És únicament un avís que informa de l’existència d’un document pendent de consulta. La notificació oficial a tots els efectes és la que es troba dipositada a la SEDESS.

Amb caràcter general, la manca de recepció de l’avís no invalida una notificació electrònica dipositada correctament. Per aquest motiu, no és recomanable confiar exclusivament en l’arribada d’un SMS o correu electrònic i haurà de ser la persona beneficiària qui, de forma regular i freqüent, accedeixi a la Seu Electrònica per comprovar si ha rebut documentació sense haver estat notificat d’aquesta eventualitat per SMS o correu.

Deu dies naturals per accedir a la notificació

Aquest és un dels aspectes més importants de la nova regulació. Des del moment en què una notificació es posa a disposició de la persona interessada a la SEDESS:

• Si hi accedeix, es considera notificada en aquell moment.
• Si no hi accedeix en el termini de deu dies naturals, la notificació es considera rebutjada.
• Tot i aquest rebuig, el tràmit de notificació es considera efectuat i el procediment administratiu continua.

Això significa que no obrir una notificació no impedeix que produeixi efectes. Una vegada transcorreguts els deu dies, poden començar a comptar els terminis corresponents per formular al·legacions, presentar una reclamació o interposar un recurs.

Quines conseqüències pot tenir no consultar les notificacions?

La manca d’accés a la SEDESS pot tenir conseqüències especialment rellevants en els procediments d’incapacitat:

• Es pot esgotar una part o la totalitat del termini disponible per reclamar contra una resolució desfavorable.
• Una alta mèdica pot adquirir efectes sense que la persona afectada n’hagi consultat el contingut.
• Pot finalitzar el dret a percebre la prestació d’incapacitat temporal.
• El procediment pot continuar sense que la persona interessada aporti la documentació requerida o presenti les al·legacions que consideri necessàries.
• Es pot deixar d’atendre una citació o un requeriment administratiu rellevant.

La mateixa Ordre ISM/541/2026 assenyala que, en determinats supòsits, el cobrament de la incapacitat temporal es manté fins que es notifica la resolució d’alta mèdica o de denegació de la incapacitat permanent. La notificació electrònica pot accelerar, per tant, el moment en què aquestes resolucions produeixen efectes.

Les notificacions que ja no estiguin disponibles per ser acceptades perquè ha transcorregut el termini de deu dies es podran consultar posteriorment a l’històric de notificacions. Aquesta consulta tardana, però, no modifica els efectes jurídics que ja s’hagin produït.

Continuaran arribant notificacions en paper?

El correu postal no desapareix completament. La normativa manté diferents supòsits en què la Seguretat Social podrà practicar notificacions o comunicacions per mitjans no electrònics, fins i tot quan la persona formi part dels col·lectius obligats.

Això podrà succeir:

• Quan la persona interessada o el seu representant compareguin espontàniament en una oficina de registre o en un Centre d’Atenció i Informació de la Seguretat Social —CAISS— i demanin rebre personalment la notificació en aquell moment.
• Quan sigui necessària l’entrega directa per garantir l’eficàcia de l’actuació administrativa.
• Quan la urgència o la immediatesa del tràmit siguin incompatibles amb el funcionament ordinari del canal electrònic.
• Quan l’entitat gestora no disposi del telèfon mòbil ni del correu electrònic de la persona interessada per enviar-li l’avís de posada a disposició de la notificació.

També s’utilitzaran mitjans no electrònics quan el document incorpori elements que no es puguin convertir a format digital, contingui determinats mitjans de pagament o una normativa específica exigeixi una notificació presencial.

Aquestes excepcions, però, no permeten pressuposar que sempre s’enviarà una carta. La via electrònica serà el sistema ordinari per als nous col·lectius afectats.

Què cal fer abans de l’1 de setembre?

Les persones que estiguin de baixa o tinguin obert un procediment d’incapacitat haurien de comprovar que disposen dels mitjans necessaris per accedir a la SEDESS.

És especialment recomanable:

• Revisar que el telèfon mòbil i el correu electrònic comunicats a la Seguretat Social siguin correctes. Aquestes dades es poden consultar i actualitzar a l’apartat de dades personals d’Import@ss.
• Obtenir un certificat digital o donar-se d’alta a Cl@ve si encara no es disposa de cap sistema d’identificació electrònica.
• Comprovar anticipadament que el sistema d’accés funciona correctament.
• Consultar periòdicament la Seu Electrònica mentre hi hagi una baixa o un expedient d’incapacitat obert.
• No esperar necessàriament l’arribada d’una carta ni confiar exclusivament en els avisos per SMS o correu electrònic.
• Prendre nota de la data exacta d’accés a qualsevol resolució, ja que pot determinar l’inici dels terminis per reclamar.

La Seguretat Social recomana consultar la seu com a mínim una vegada cada deu dies quan hi hagi un procediment obert.

Què passa si no es disposa de mitjans o coneixements digitals?

Les persones que tinguin dificultats per utilitzar els canals electrònics podran demanar assistència presencial als Centres d’Atenció i Informació de la Seguretat Social.

Una persona funcionària podrà ajudar-les a accedir vàlidament a la notificació dipositada a la SEDESS. També es pot valorar la possibilitat d’atorgar representació o apoderament a una persona de confiança o a un professional perquè pugui consultar les notificacions.

Aquesta assistència és especialment important quan ja hi ha un document disponible, perquè la manca de certificat, Cl@ve o coneixements digitals no suspèn automàticament el termini de deu dies.

Malauradament, no podem ignorar les grans dificultats que que existeixen actualment per aconseguir una cita prèvia amb l’INSS. De fet, resulta pràcticament impossible aconseguir una cita amb una antelació de menys de dues setmanes. Tenint en compte que el termini per considerar que algú ha estat notificat és de tan sols 10 dies, aquesta suposada assistència pot resultar completament inexistent a la pràctica.

Una responsabilitat excessiva per a les persones afectades

La reforma es presenta com una mesura destinada a agilitzar els procediments, reduir les incidències del correu postal i facilitar un accés més ràpid a les resolucions. Però aquesta millora de l’eficiència administrativa té una contrapartida evident: trasllada a les persones usuàries una part considerable de la responsabilitat de controlar els expedients i les conseqüències jurídiques que se’n deriven.

La norma parteix de la presumpció que les persones incorporades al món laboral disposen dels coneixements i dels mitjans electrònics necessaris. Aquesta associació és discutible. Tenir un telèfon mòbil o utilitzar habitualment Internet no significa necessàriament saber obtenir un certificat digital, donar-se d’alta a Cl@ve, accedir a una seu electrònica o comprendre els efectes jurídics d’acceptar o no una notificació.

A més, la reforma afecta precisament persones que es troben en situació de baixa mèdica o immerses en un procediment d’incapacitat. El seu estat de salut, una hospitalització, determinades limitacions físiques, cognitives o de salut mental, l’edat, les dificultats idiomàtiques o la manca d’acompanyament poden impedir que consultin regularment una bústia electrònica. Tanmateix, aquestes circumstàncies no suspenen automàticament el termini de deu dies.

La possibilitat de rebre assistència presencial als centres de la Seguretat Social és necessària, però no resol completament el problema. Aquesta ajuda exigeix que la persona conegui prèviament l’existència de la notificació, identifiqui la necessitat d’actuar i pugui desplaçar-se o demanar suport dins d’un termini molt breu. Tampoc no neutralitza les dificultats d’accés que poden patir les persones amb menys competències digitals o sense una xarxa familiar o professional de suport.

Resulta especialment preocupant que la manca de recepció de l’SMS o del correu electrònic no invalidi, amb caràcter general, la notificació dipositada a la SEDESS. Això significa que una persona pot no haver tingut coneixement efectiu d’una alta mèdica, una denegació o un requeriment i, malgrat tot, veure com el procediment continua i com comencen a transcórrer els terminis per defensar els seus drets.

Aquest canvi de tanta transcendència tampoc no ha anat acompanyat, fins ara, d’una campanya d’informació pública prou àmplia, accessible i anticipada. La difusió de la mesura ha estat especialment limitada si es compara amb les conseqüències que pot comportar: finalització d’una prestació, esgotament del termini per presentar una reclamació o obligació de reincorporar-se a la feina i, en no fer-ho en temps i forma, arriscar-se a un acomiadament o que es consideri una baixa voluntària.

La digitalització pot contribuir a millorar el funcionament de l’Administració, però no hauria de fer-ho a costa d’incrementar la inseguretat o el risc d’indefensió de les persones que tenen més dificultats per relacionar-s’hi electrònicament. Una reforma d’aquest abast hauria d’anar acompanyada de més informació, avisos efectius per diferents canals, terminis suficients i mecanismes d’assistència realment accessibles.

A partir de l’1 de setembre, consultar periòdicament la Seu Electrònica de la Seguretat Social serà imprescindible per a moltes persones en situació d’incapacitat. Però aquesta obligació individual no hauria de desplaçar la responsabilitat de l’Administració de garantir que decisions amb efectes tan importants es notifiquin de manera efectiva, comprensible i accessible a les persones afectades.