Transparencia en las condiciones de trabajo: principales novedades y cambios

El contrato de trabajo es, junto con el convenio colectivo de aplicación, el elemento más determinante de la relación laboral. No solo establece qué salario se percibirá o qué jornada deberá cumplirse, sino que también define cuestiones tan importantes como la distribución del tiempo de trabajo, las funciones que se desarrollarán, cómo se fija y en base a qué conceptos se configura la retribución y, en general, el conjunto de las obligaciones recíprocas entre empresa y persona trabajadora. En definitiva, el contrato de trabajo es el lugar donde se crean las «reglas» de nuestra relación laboral y, lógicamente, es esencial que su contenido sea claro, preciso y transparente.

Con el objetivo de reforzar esta transparencia, el nuevo Real Decreto sustituye una norma vigente desde el año 1998 y amplía considerablemente el contenido de la información que debe facilitarse a las personas trabajadoras a través de este documento y de forma previa al inicio de la relación profesional. La finalidad es que las condiciones laborales sean conocidas y previsibles, especialmente en un contexto laboral de creciente complejidad en el que cada vez están más presentes conceptos como la flexibilidad horaria, el trabajo a distancia, la retribución variable y la gestión mediante herramientas automatizadas y aplicaciones de IA.

1. La información deberá facilitarse antes de empezar a trabajar

Uno de los cambios más importantes es el momento en el que la empresa deberá cumplir con la obligación de facilitar toda la información relevante sobre la prestación laboral. A partir de ahora, y para toda relación laboral que tenga una duración superior a 4 semanas, esta información deberá entregarse a la persona antes de empezar a trabajar para la empresa, ya sea incorporándola al propio contrato o mediante un documento adicional.

Con esta medida, se elimina el plazo de dos meses que la norma anterior establecía para que la empresa comunicara toda la información relevante que no formara parte de la redacción inicial del contrato de trabajo.

2. Más precisión sobre el contenido del trabajo y los espacios donde se desarrolla

La información facilitada a la persona trabajadora ya no podrá limitarse a identificar la empresa y la categoría profesional. En el contrato deberá indicarse el domicilio social, el centro de trabajo habitual y, cuando corresponda, el centro al que queda adscrita la persona que trabaja a distancia. También deberá explicarse si el trabajo se desarrolla en varios centros, en espacios móviles o itinerantes o si la persona trabajadora puede determinar libremente el lugar desde el que presta servicios.

El documento deberá explicar también el contenido de la prestación laboral con suficiente precisión para saber qué funciones se contratan y cuáles son las obligaciones exactas del puesto de trabajo. En el caso de los contratos temporales, esta exigencia será especialmente importante. La empresa deberá identificar la causa concreta de la temporalidad, las circunstancias que la justifican y la relación entre esta causa y la duración prevista del contrato.

La norma permite, no obstante, que determinados aspectos no se reproduzcan íntegramente en el documento informativo cuando se realice una remisión precisa y clara a la disposición legal, reglamentaria o convencional que los regula. Esta remisión deberá permitir identificar sin ambigüedad la norma o el convenio aplicable.

Esta posibilidad puede utilizarse, entre otras cuestiones, en relación con:

• el salario base y los complementos;
• la jornada y su distribución;
• los cambios de jornada o de turno;
• las horas extraordinarias;
• las vacaciones;
• el periodo de prueba;
• la formación;
• el procedimiento de extinción y los preavisos;
• el sistema de colaboración en la gestión de la Seguridad Social.

No será suficiente, por tanto, una referencia genérica e imprecisa al convenio colectivo o a la legislación laboral general. La remisión deberá conducir de forma clara a la regulación concreta de estos aspectos de la prestación laboral.

3. Una jornada previsible

La nueva regulación amplía notablemente la información sobre el tiempo de trabajo. La persona trabajadora deberá conocer la duración y la distribución de la jornada diaria, semanal y anual, así como si deberá trabajar en horario nocturno o estar sometida a un régimen de turnos. También deberá recibir información sobre los procedimientos para modificar la jornada o cambiar de turno, los acuerdos sobre horas extraordinarias y su retribución y el sistema de fijación de las vacaciones.

Cuando exista una distribución irregular de la jornada, la empresa deberá explicar qué horas y qué días puede exigir la prestación de servicios. También deberá indicar los periodos mínimos de preaviso antes de comenzar una tarea y antes de cancelarla.

En los contratos fijos-discontinuos, será necesario informar sobre los periodos de actividad e inactividad o, como mínimo, ofrecer una estimación de estos periodos, sin perjuicio de que el calendario concreto se determine en el momento del llamamiento.

La norma no establece que sea obligación de la empresa poner a disposición de la plantilla con mucha antelación un calendario laboral cerrado e inamovible, pero sí especifica que los criterios empleados para confeccionarlo y, en su caso, modificarlo, deben ser claros y conocidos.

4. Salarios y complementos transparentes

La retribución y los diferentes elementos que pueden conformarla son, sin duda, la piedra angular de la relación laboral. En este sentido, el nuevo Real Decreto refuerza la concreción y amplía el nivel de detalle que debe tener la información suministrada por la empresa respecto a cuál será el salario base y qué complementos son de aplicación.

De entrada, estos dos conceptos, salario base y complementos, deberán aparecer claramente identificados, diferenciando los importes que puedan corresponder a uno u otros. En relación con los complementos, la empresa deberá indicar cuál será su periodicidad y forma de pago.

En caso de que exista un componente variable de la retribución (comisiones, primas, incentivos o bonus, por ejemplo), la información facilitada deberá incorporar datos suficientes para comprender cómo se realiza el cálculo y de qué criterios y objetivos depende la consecución de los resultados que otorgan el derecho a percibirla.

De esta forma se pretenden evitar prácticas arbitrarias utilizadas por algunas empresas para reducir sin causa justificada la expectativa retributiva de las personas trabajadoras mediante, por ejemplo, la imposición de objetivos que no son realistas o el establecimiento de políticas que pueden generar dinámicas de desigualdad y discriminación.

5. Información sobre algoritmos y sistemas automatizados

Uno de los aspectos más destacados de la norma es la obligación que impone a las empresas de facilitar información sobre la existencia y el funcionamiento de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones que puedan intervenir directamente sobre las condiciones de la prestación de trabajo.

Se trata de una cuestión de gran trascendencia, dado que cada vez son más las empresas que, de una forma u otra, utilizan aplicaciones informáticas y la inteligencia artificial para diseñar su política laboral y adoptar decisiones relacionadas con la distribución de cargas de trabajo, el establecimiento de turnos, el devengo de variables o, incluso, la contratación y los despidos.

La aprobación en el año 2021 de la conocida como Ley Rider, consagrada a garantizar los derechos laborales de las personas ocupadas en plataformas de reparto, supuso un primer paso relevante a la hora de imponer cierta obligación de información respecto al funcionamiento de estos algoritmos y conocer qué criterios utilizaba la empresa para adoptar sus decisiones.

No obstante, esta norma establecía un derecho de información todavía limitado, en beneficio exclusivo de la representación legal de las personas trabajadoras. Únicamente esta representación tenía reconocido el derecho a exigir información referente a los algoritmos que intervenían en la organización del trabajo.

En cambio, la nueva legislación en materia de transparencia de las condiciones de trabajo establece el derecho a conocer el funcionamiento de los algoritmos y los ámbitos en los que estos intervienen a todas las personas trabajadoras a título individual, y no únicamente a sus representantes sindicales.

Para las empresas, la obligación de información afectará a los sistemas que se utilicen para tomar decisiones sobre cuestiones como:

• la duración o distribución de la jornada;
• la asignación de tareas;
• la determinación de los salarios;
• la progresión profesional;
• el centro de trabajo;
• la modificación de las condiciones laborales;
• la extinción del contrato.

La persona trabajadora deberá saber que estos sistemas existen y, cuando se utilicen para tomar decisiones sobre estas materias, deberá recibir información sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.

6. Igualdad, conciliación y formación

La información facilitada con anterioridad al inicio de la relación laboral también deberá incluir la identificación del protocolo de acoso sexual y por razón de sexo (obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño) y del plan de igualdad aplicable en aquellos casos en los que la empresa esté obligada a disponer de este instrumento de prevención y abordaje de la desigualdad y la discriminación por tener una plantilla de más de 50 personas o por previsión del convenio colectivo.

En relación con las medidas de conciliación, cuando la empresa disponga de una política propia que desarrolle o amplíe los mínimos legales, también deberá informarse de ello a la persona trabajadora.

Lo mismo ocurrirá con el conjunto de medidas y recursos destinados a garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, tanto en aquellos casos en los que la empresa está obligada a disponer de estos elementos por contar con una plantilla integrada por más de 50 personas, como en aquellos casos en los que, sin existir obligación legal, haya optado por adoptarlos.

Las personas que se incorporen al trabajo también deberán ser informadas de su derecho a la formación y de la duración y las condiciones del periodo de prueba. En ambos casos, se trataba de información que la legislación anterior ya contemplaba, pero el nuevo Real Decreto detalla y precisa el contenido mínimo de la información proporcionada.

En el supuesto concreto de las personas puestas a disposición de la empresa por una ETT, el contrato deberá identificar la empresa usuaria y la causa que justifica la contratación temporal.

7. Convenio, Seguridad Social y extinción del contrato

La identificación del convenio colectivo de aplicación deberá ser mucho más precisa de lo que actualmente lo es en muchos casos. No será suficiente con indicar su nombre: será necesario facilitar su código, la fecha de publicación oficial, el periodo de vigencia y, en su caso, la situación de ultraactividad.

También deberá informarse sobre el sistema de colaboración en la gestión de la Seguridad Social, incluyendo la mutua o entidad gestora correspondiente, las posibles mejoras voluntarias, los planes y fondos de pensiones que puedan existir y los importes de las aportaciones realizadas.

En relación con la extinción del contrato, la persona trabajadora deberá conocer el procedimiento aplicable, los requisitos formales y los plazos de preaviso que deban respetar las partes o, si todavía no pueden concretarse, la forma en la que se determinarán.

8. ¿Qué ocurre cuando la empresa modifica las condiciones?

La norma obliga a la empresa a informar por escrito de las modificaciones que afecten a las condiciones comunicadas inicialmente tan pronto como sea posible y, como máximo, el mismo día en que el cambio comience a producir efectos.

Ahora bien, en este caso, es necesario distinguir entre las modificaciones denominadas «sustanciales» y aquellas que implican un cambio en las condiciones laborales de menor alcance y trascendencia.

Las modificaciones sustanciales son aquellas que afectan a la jornada, el horario, el salario, las funciones y, en general, al núcleo esencial de la prestación laboral. En estos casos, en los que la modificación puede alterar de forma muy significativa las condiciones laborales, el nuevo Real Decreto no modifica ni sustituye los procedimientos específicos que el Estatuto de los Trabajadores exige a las empresas antes de alterar las características de la relación laboral.

Por tanto, para imponer cambios que afecten a los aspectos señalados no será suficiente con cumplir el deber de información, sino que será necesario seguir el procedimiento legalmente establecido para la modificación de condiciones de trabajo.

9. Desplazamientos al extranjero y contratos marítimos

Cuando la persona trabajadora deba prestar servicios en el extranjero durante más de cuatro semanas consecutivas, deberá recibir información sobre el país o países de destino, la duración, la moneda de pago, las dietas, los gastos, los complementos y las condiciones de repatriación.

En los desplazamientos transnacionales dentro de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, también será necesario informar sobre la remuneración exigible en el Estado de acogida, el reembolso de los gastos de viaje, alojamiento y manutención.

El Real Decreto dedica, además, una regulación específica al trabajo en la pesca y al personal del sector marítimo. En estos sectores, el contrato deberá formalizarse siempre por escrito, con independencia de su duración, y deberá incluir información detallada sobre el buque, el viaje, las funciones, la remuneración, los descansos, las vacaciones, el régimen de la Seguridad Social, la repatriación y las condiciones de extinción del contrato.

En el caso de los pescadores, la persona trabajadora podrá solicitar asesoramiento legal en el momento de firmar el contrato. El propio contrato deberá dejar constancia de si el pescador ha hecho uso de esta facultad o si ha decidido no solicitar dicho asesoramiento.

10. Modelos oficiales para facilitar el cumplimiento

El Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del Servicio Público de Empleo Estatal, deberá poner a disposición de las empresas y de las personas trabajadoras un modelo de documento informativo que recoja la información general exigida por el Real Decreto.

Este modelo deberá estar disponible en el plazo máximo de 20 días desde la entrada en vigor de la norma, pero este plazo no condiciona la exigibilidad de las obligaciones impuestas a las empresas.

Si a partir de la fecha de entrada en vigor de las nuevas medidas todavía no estuvieran disponibles los modelos oficiales, las empresas deberán facilitar igualmente la información exigible mediante los documentos y medios que permitan garantizar su constancia y accesibilidad.

¿Y qué ocurre con las relaciones laborales que ya están vigentes?

Las personas que ya estén trabajando cuando la norma entre en vigor podrán solicitar la información que ahora resulta exigible y que, en su momento, no fue puesta a su disposición.

La empresa deberá facilitarla en un plazo de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud.

Las modificaciones que se produzcan después de la entrada en vigor deberán comunicarse conforme al plazo general: tan pronto como sea posible y, como máximo, el mismo día en que sean efectivas, siempre que no se trate de una modificación sustancial, tal y como hemos visto.

En definitiva, la principal consecuencia del nuevo Real Decreto es que las empresas deberán ser mucho más precisas a la hora de explicar las condiciones de trabajo.

Y las personas trabajadoras dispondrán de más herramientas para saber qué se les exige, cómo se calcula su salario, cuándo y dónde deben trabajar y qué reglas puede aplicar la empresa durante el desarrollo de la relación laboral.

La transparencia no elimina por sí sola la precariedad ni impide que se produzcan abusos, pero dificulta que las condiciones laborales queden ocultas tras cláusulas genéricas, sistemas sujetos a cambios por razones opacas o decisiones automatizadas sobre las que la persona directamente afectada no tiene capacidad para intervenir o ni siquiera cuestionar.