Hemos constituido una asociación: ¿cuándo podemos empezar a operar?

Constituir una asociación suele ser el primer paso para dar forma jurídica a un proyecto colectivo. Pero una de las cuestiones que genera más dudas entre las personas promotoras es qué ocurre justo después de firmar el acta fundacional y los estatutos: la asociación ya existe, pero ¿puede empezar a operar con normalidad?

Desde nuestra experiencia en el Grupo de Economía Social de Col·lectiu Ronda, nos encontramos a menudo con entidades que, durante las primeras semanas o meses de vida, entran en una fase que genera bastante incertidumbre. Han formalizado la constitución, han iniciado la inscripción en el registro correspondiente y disponen —o están tramitando— el NIF, pero el proyecto ya necesita empezar a funcionar.

Y aquí es donde los tiempos del proyecto y los tiempos administrativos dejan de coincidir.

Constituir una asociación: personalidad jurídica y operatividad real no son lo mismo

Lo primero que conviene diferenciar es la constitución jurídica de la asociación de su plena operatividad práctica.

Con carácter general, la personalidad jurídica de las asociaciones no nace con la resolución del Registro. En el régimen de la Ley Orgánica 1/2002, la asociación adquiere personalidad jurídica y plena capacidad de obrar con el otorgamiento del acta fundacional, y la inscripción registral tiene efectos de publicidad. En el ámbito catalán, el Código Civil de Cataluña parte igualmente del acto de constitución y establece la inscripción de las asociaciones a efectos de publicidad.

Ahora bien, que la asociación ya exista jurídicamente no significa que pueda desarrollar inmediatamente toda su actividad con normalidad.

La inscripción sigue siendo un elemento fundamental para acreditar ante terceros la existencia de la entidad, sus estatutos o las personas que la representan. A partir de ahí, además, hay que completar otros trámites fiscales y bancarios.

Esta diferencia entre existencia jurídica y operatividad efectiva es esencial para entender buena parte de los problemas que aparecen durante la puesta en marcha.

Primeros gastos y cobros: el proyecto empieza antes de que terminen los trámites

Una asociación no se constituye para quedarse esperando una resolución administrativa. Normalmente hay un proyecto detrás que ya tiene necesidades concretas.

Hay que pagar el asesoramiento para la constitución, contratar un dominio o una página web, suscribir un seguro, comprar material, reservar o alquilar un espacio, contratar servicios profesionales o asumir otros gastos necesarios para iniciar la actividad.

Y también puede ocurrir lo contrario: que la asociación necesite empezar a cobrar cuotas, aportaciones u otros ingresos.

Es entonces cuando aparecen preguntas muy habituales: ¿quién paga estos primeros gastos? ¿Puede adelantarlos una de las personas fundadoras? ¿Cómo deben documentarse? ¿A nombre de quién deben emitirse las facturas? ¿Cómo se recupera posteriormente ese dinero? ¿Podemos empezar a cobrar cuotas? ¿Qué hacemos si todavía no tenemos una cuenta bancaria operativa?

Son cuestiones que conviene haber previsto antes de empezar a mover dinero. Una operación aparentemente sencilla durante esta fase puede tener consecuencias contables, fiscales o jurídicas que después habrá que poder acreditar correctamente.

Contratos antes de la inscripción: ¿quién asume la responsabilidad?

La misma cuestión se plantea cuando el proyecto necesita asumir compromisos frente a terceros. Un contrato de alquiler, un servicio profesional, un seguro o cualquier otro acuerdo genera derechos y obligaciones desde el momento en que se formaliza.

Por eso, durante el periodo previo a la inscripción es especialmente importante determinar quién está actuando, en nombre de quién lo hace y qué responsabilidad está asumiendo. En el régimen general estatal, la normativa prevé la responsabilidad personal y solidaria de los promotores de asociaciones no inscritas respecto de las obligaciones contraídas con terceros, sin perjuicio de la responsabilidad de la propia asociación.

No se trata, por tanto, solo de preguntarnos si «podemos firmar» un contrato, sino de valorar cómo debe formalizarse, quién debe firmarlo y qué consecuencias puede tener hacerlo en ese momento concreto del proceso.

Inscripción en el registro, Hacienda y banco: tres actores y tres lógicas diferentes

Otra fuente habitual de confusión es pensar que la constitución de una asociación es un único procedimiento administrativo.

En realidad, durante la puesta en marcha intervienen diferentes actores que no funcionan como una ventanilla única.

En primer lugar, hay que tramitar la inscripción ante el registro competente. Dependiendo del ámbito y las características de la asociación, puede tratarse del registro autonómico correspondiente o del Registro Nacional de Asociaciones.

En segundo lugar, la entidad debe relacionarse con la Agencia Tributaria, inicialmente, si procede, mediante la obtención de un NIF provisional y posteriormente completando los trámites necesarios para disponer del NIF definitivo.

Y, finalmente, interviene la entidad financiera, que aplica sus propios procedimientos de identificación de la entidad, acreditación de representantes, titularidad real y prevención del blanqueo de capitales.

Esto explica situaciones que, para las personas fundadoras, pueden resultar difíciles de entender: «Si la asociación ya está constituida y tenemos NIF, ¿por qué el banco no nos abre la cuenta?».

NIF provisional de una asociación: ¿qué permite hacer?

El NIF provisional permite identificar fiscalmente a la entidad mientras todavía no se ha completado toda la documentación necesaria. Es, precisamente, una herramienta pensada para esta fase transitoria.

Pero disponer de un NIF provisional no equivale a haber completado el proceso de constitución y puesta en funcionamiento. Una vez finalizados los trámites registrales correspondientes, hay que revisar la situación censal de la entidad y completar ante la Agencia Tributaria los trámites necesarios para obtener el NIF definitivo.

Esta es una de las cuestiones que conviene controlar activamente: no dar por finalizado el circuito por el simple hecho de disponer ya de un número de identificación fiscal.

¿Podemos abrir una cuenta bancaria con el NIF provisional?

La apertura de la cuenta bancaria es uno de los puntos que más dificultades prácticas genera en esta fase. Algunas entidades financieras pueden exigir disponer de determinada documentación registral o del NIF definitivo antes de completar la apertura o permitir la plena operativa de la cuenta.

Hay que diferenciar, en este punto, qué deriva de la normativa y qué responde a los procedimientos internos de compliance de cada entidad financiera. Los bancos tienen obligaciones de identificación de la persona jurídica, de sus representantes y de la titularidad real. Pero los procedimientos concretos y la documentación que exigen pueden variar.

Por eso no siempre es correcto afirmar simplemente que «con un NIF provisional no se puede abrir una cuenta». Lo que sí constatamos en la práctica es que esta situación puede generar bloqueos importantes para una asociación que ya necesita cobrar y pagar.

Notificaciones electrónicas: no basta con recibir el aviso

Durante este proceso también hay que prestar especial atención a las notificaciones administrativas. En función de la entidad y del registro competente, pueden proceder de los registros autonómicos, del Registro Nacional de Asociaciones o de otras administraciones.

Es importante distinguir entre el aviso de una notificación, el justificante de acceso o comparecencia y el documento administrativo que contiene efectivamente el requerimiento o la resolución. Recibir un certificado que acredita que se ha accedido a una notificación no significa necesariamente disponer de la resolución registral.

Y esta diferencia es importante porque una notificación puede abrir plazos para aportar documentación, subsanar defectos o realizar otras actuaciones.

Poner en marcha una asociación: dos calendarios que no siempre coinciden

En definitiva, cuando ponemos en marcha una asociación conviven dos calendarios. Por un lado, tenemos el calendario administrativo: constitución, presentación en el registro, posibles requerimientos, resolución e inscripción, situación fiscal ante Hacienda y verificaciones de la entidad financiera. Por otro, está el calendario real del proyecto: los primeros gastos, los contratos, los cobros, los pagos, las posibles subvenciones, la contratación de personal o el inicio de la actividad.

Y estos dos calendarios rara vez avanzan exactamente al mismo ritmo. El problema, por tanto, no es solo cuánto puede tardar una administración en resolver. La cuestión es cómo gestionamos jurídica y económicamente el proyecto mientras esperamos.

Planificar la constitución es también planificar la puesta en marcha

Después de años acompañando proyectos de economía social, una de las cuestiones que consideramos más importantes es precisamente esta: la constitución de una entidad no debería plantearse como una sucesión de formularios y trámites independientes.

Antes de empezar es útil preguntarse cuándo tendrá que iniciar su actividad el proyecto, qué gastos tendrá durante los primeros meses, quién podrá adelantarlos, cuándo necesitará empezar a cobrar, qué contratos tendrá que firmar, si contratará personas trabajadoras, si necesitará un local, si optará a subvenciones y qué operaciones dependerán de disponer de una cuenta bancaria.

Estas preguntas permiten anticipar riesgos y organizar la fase transitoria, en lugar de intentar solucionar cada problema cuando ya se ha producido.

El acompañamiento del Grupo de Economía Social de Col·lectiu Ronda

En el Grupo de Economía Social de Col·lectiu Ronda contamos con una larga trayectoria de asesoramiento y acompañamiento a asociaciones y otras entidades de la economía social, tanto en el momento de su creación como durante las diferentes etapas de desarrollo y crecimiento.

Nuestra intervención no se limita a preparar unos estatutos o tramitar una inscripción. La experiencia nos ha enseñado que las necesidades de las entidades son transversales y que las decisiones jurídicas iniciales tienen a menudo consecuencias fiscales, contables, laborales, económicas y organizativas.

Por eso ofrecemos un acompañamiento integral, que permite abordar de manera coordinada la constitución e inscripción de la entidad, su situación fiscal, las primeras operaciones económicas, las necesidades de contratación y las diferentes cuestiones jurídicas y de gestión que aparecen cuando el proyecto empieza a caminar.

Si estáis constituyendo una asociación y os encontráis con dificultades para completar la inscripción, obtener el NIF definitivo, abrir la cuenta bancaria, gestionar los primeros gastos o cobros o formalizar los primeros contratos, planificar esta fase con asesoramiento especializado puede evitar bloqueos y riesgos innecesarios y permitir que el esfuerzo de las personas promotoras se centre en lo esencial: desarrollar el proyecto.

Marina Berga Ardanuy, abogada del Grupo de Economía Social de Col·lectiu Ronda